Polska AI w urzędzie: ExtrAct skraca pracę pięciokrotnie w Międzyzdrojach

Wyobraź sobie, że to, co urzędnik robił przez tydzień, teraz zajmuje mu jeden dzień – i to dzięki polskiej sztucznej inteligencji. Od kilku tygodni w Urzędzie Miasta i Gminy Międzyzdroje działa narzędzie ExtrAct, które automatycznie analizuje akty notarialne i inne dokumenty urzędowe. Efekt? Skrócenie czasu pracy średnio pięciokrotnie, a jednoosobowa obsługa wystarcza tam, gdzie wcześniej potrzeba było aż pięciu pracowników.

Czym jest ExtrAct i jak działa?

ExtrAct to autorskie narzędzie sztucznej inteligencji stworzone przez naukowców z Instytutu Badawczego IDEAS – polskiego ośrodka łączącego pracę akademicką z praktycznymi wdrożeniami dla sektora publicznego i biznesu. System odczytuje dokumenty używane w administracji lokalnej: akty notarialne, dane z ksiąg wieczystych oraz kartoteki gruntów i budynków. Z tych często kilkudziesięciostronicowych plików wyławia kluczowe informacje – dane stron transakcji, parametry nieruchomości czy zapisy prawne.

Co więcej, ExtrAct automatycznie uzupełnia te dane o informacje z publicznych rejestrów, między innymi ksiąg wieczystych, i wskazuje ewentualne niespójności między źródłami. Każda wyodrębniona informacja jest powiązana z konkretnym fragmentem oryginalnego dokumentu – urzędnik może jednym kliknięciem sprawdzić źródło, bez konieczności ponownego czytania całego pliku. Jak informuje Ministerstwo Cyfryzacji, to rozwiązanie eliminuje żmudne ręczne przepisywanie danych i wielogodzinną weryfikację.

Wyniki testów mówią same za siebie

Zanim ExtrAct trafił do codziennego użytku w Międzyzdrojach, przeszedł rygorystyczne testy na ponad 350 rzeczywistych aktach notarialnych. Skuteczność systemu wyniosła niemal 95%. Najlepiej poradził sobie z analizą zapisów prawnych, gdzie skuteczność sięgnęła ponad 98%. To oznacza, że praktycznie co drugi błąd ludzki – wynikający ze zmęczenia lub przeoczenia – może zostać wyeliminowany.

Wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski podkreśla znaczenie tego projektu:

Narzędzie ExtrAct skróci czas pracy urzędnika średnio pięciokrotnie. To oznacza, że zadania, które wcześniej wymagały pracy pięciu osób przy obsłudze aktów notarialnych, dziś może wykonywać jedna. To rozwiązanie chcemy stopniowo wdrażać w całym kraju tak, aby korzystały z niego nie tylko największe miasta, ale także mniejsze gminy. Już dziś Międzyzdroje pokazują, jak dzięki nowym technologiom samorządy mogą usprawniać swoją pracę i ułatwiać mieszkańcom dostęp do usług publicznych

Krzysztof Gawkowski, wicepremier, minister cyfryzacji

Międzyzdroje na czele cyfrowej rewolucji w samorządach

Urząd Miasta i Gminy Międzyzdroje jest jednym z pierwszych samorządów w Polsce, które wdrożyły ExtrAct. To nie przypadek – nadmorska gmina od lat stawia na nowoczesne usługi publiczne. Dzięki narzędziu urzędnicy zyskują czas, który mogą przeznaczyć na bezpośrednią obsługę mieszkańców i bardziej złożone sprawy wymagające ludzkiej oceny.

Rozwiązanie zostało zaprojektowane jako modułowe i oparte na otwartym oprogramowaniu, co oznacza, że inne gminy mogą je łatwo powielić bez kosztownych licencji. Ministerstwo Cyfryzacji zapowiada stopniowe wdrażanie systemu w całym kraju – od małych miejscowości po duże miasta. Dla lokalnych społeczności przekłada się to na krótszy czas załatwiania spraw w urzędzie, mniej błędów i większą przejrzystość procedur.

Dlaczego to ważne dla mieszkańców? Wyobraź sobie, że kupujesz mieszkanie i zamiast czekać tygodniami na weryfikację aktu notarialnego, urzędnik potwierdza go w ciągu kilku godzin. Albo że sprawdzasz księgę wieczystą online, a system sam wyłapuje rozbieżności. To nie odległa przyszłość – to rzeczywistość, która właśnie zaczyna się w polskich urzędach.

Co dalej? Ministerstwo Cyfryzacji planuje rozszerzenie wdrożeń ExtrAct na kolejne samorządy w 2025 roku. Kluczowe będzie przeszkolenie urzędników i przygotowanie infrastruktury. Jeśli testy w Międzyzdrojach się utrzymają, jeszcze w tym roku ExtrAct może trafić do kilkudziesięciu gmin w całej Polsce.

Źródło: Ministerstwo Cyfryzacji / Instytut Badawczy IDEAS